Истребование документов

Консульские учреждения оказывают содействие в истребовании документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, документов об образовании и (или) о квалификации, об обучении, о трудовом стаже и трудовой деятельности, а также иных личных документов, в том числе справок, подготовленных на основании документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах на территории Российской Федерации.

Истребование личных документов из Российской Федерации осуществляется российскими консульскими учреждениями в соответствии с Порядком подачи заявления об истребовании личного документа из Российской Федерации и заявления об истребовании личного документа с территории иностранного государства, перечнем оснований для отказа в приеме таких заявлений, перечнем оснований для отказа в истребовании личного документа из Российской Федерации или личного документа с территории иностранного государства и порядком выдачи истребованного личного документа, утвержденным приказом МИД России и Минюста России от 20 декабря 2024 г. № 26686/377.

Запись на прием по данному вопросу осуществляется через электронную почту: gkrussia@yandex.ru.

Круг заявителей

При истребовании личных документов из Российской Федерации и с территории иностранного государства заявителями являются:

граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, в отношении которых истребуются личные документы, а также их законные представители;
родственники умершего или другие заинтересованные лица в случае, если лицо, в отношении которого истребуется личный документ, умерло;
иные лица в случае представления доверенности, удостоверенной в установленном законодательством Российской Федерации порядке, от лиц, указанных в пунктах "1" и "2" настоящего пункта.

Необходимые документы

заявление;
Заявления об истребовании личных документов из Российской Федерации и с территории иностранных государств заполняются заявителем при помощи технических средств или печатными буквами чернилами черного или синего цвета. Не допускается исправление ошибок путем зачеркивания или с помощью корректирующих средств.
Вы можете заполнить предварительное заявление на сайте https://reclaim.kdmid.ru/. В случае необходимости можно отредактировать его черновик, загрузить цифровые изображения документов, а также отслеживать статус заявления.
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность заявителя;
документы, подтверждающие изменение фамилии, имени и отчества заявителя и (или) лица, в отношении которого истребуется документ о государственной регистрации акта гражданского состояния;
документ, подтверждающий полномочия законного представителя, или его нотариально удостоверенная копия - в случае подачи заявления через законного представителя или законным представителем;
документ, подтверждающий родственные отношения с умершим либо заинтересованность лица в получении личных документов в отношении умершего, или его нотариально удостоверенная копия;
документ о смерти лица, в отношении которого истребуются личные документы (кроме случаев, когда истребуется документ, подтверждающий факт смерти);
доверенность, удостоверенная в установленном законодательством Российской Федерации;
квитанция, подтверждающая оплату консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов, связанных с совершением консульского действия;

Заявитель вправе представить вместе с заявлением иные документы, которые могут ускорить или облегчить поиск и истребование личного документа из Российской Федерации или с территории иностранного государства.

Представляемые заявителем документы, которые выданы компетентными органами иностранного государства, должны быть легализованы, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации, федеральным законом, указом Президента Российской Федерации или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Документы, составленные на иностранном языке без дублирования в них записей на русском языке, подлежат переводу на русский язык.

Документы, подтверждающие родственные отношения с умершим

свидетельства (справки) о рождении либо их нотариально удостоверенные копии;
копия вступившего в законную силу решения суда об установлении факта родственных отношений с умершим, удостоверенная в установленном законодательством Российской Федерации порядке;
документы, подтверждающие изменение (перемену) фамилии, имени и отчества (при наличии) заявителя и (или) лица, в отношении которого истребуется документ о государственной регистрации акта гражданского состояния, либо их нотариально удостоверенные копии;
свидетельство (справка) об установлении отцовства либо его (ее) нотариально удостоверенная копия;
свидетельство (справка) об усыновлении (удочерении) либо его (ее) нотариально удостоверенная копия.

Документы, подтверждающие заинтересованность лица в получении документов о государственной регистрации актов гражданского состояния в отношении умершего:

свидетельство (справка) о рождении либо его (ее) нотариально удостоверенная копия;
свидетельство (справка) о заключении брака либо его (ее) нотариально удостоверенная копия;
завещание, удостоверенное в установленном законодательством Российской Федерации порядке, либо его дубликат, выданный в установленном законодательством Российской Федерации порядке;
справка об открытии наследственного дела, выданная нотариусом;
гражданско-правовые договоры, в том числе договоры ренты и пожизненного содержания с иждивением, трудовые договоры;
запрос (ходатайство) органа государственной власти и органа местного самоуправления о выдаче повторного свидетельства о смерти в случае признания имущества умершего выморочным;
запрос (ходатайство) органа государственной власти и органа местного самоуправления о выдаче повторного свидетельства (справки) о смерти в случае, если умерший являлся нанимателем жилья, находящегося в государственной или муниципальной собственности.

Обращаем Ваше внимание, что при истребовании документов о высшем образовании и о квалификации необходимо указывать причину выдачи дубликата и СНИЛС. Дубликат выдается в случае утраты или порчи документа, обнаружении ошибок в документе, изменении фамилии, и (или) имени, и (или) отчества обладателя диплома.

Срок предоставления услуги

Срок предоставления государственной услуги при истребовании документов из Российской Федерации не должен превышать 4-х месяцев со дня регистрации в Департаменте МИД России, Департаменте Минюста России всех надлежащим образом оформленных документов. При наличии уважительных причин (неполучение истребуемых документов, утери документов, необходимости предоставления дополнительных сведений для истребования документа и других) срок может быть продлен руководителем Департамента МИД России, Департамента Минюста России на 3 месяца.

Не подлежат истребованию из Российской Федерации

удостоверения личности;
военные билеты;
трудовые книжки;
водительские права;
характеристики, личные дела из российских учреждений;
свидетельства о расторжении брака, в случае если государственная регистрации расторжения брака была произведена в отсутствии заявителя, и запись акта о расторжении брака в отношении него не составлялась;
дубликаты аттестатов об основном общем и среднем образовании;
дубликаты дипломов о среднем специальном образовании.

Для истребования документов с территории государств — членов Содружества Независимых Государств (СНГ) заявителям необходимо обращаться в Министерство юстиции Российской Федерации:

адрес: 119991, г. Москва, ул. Житная, дом 14;
справочный телефон: 8 (495) 994-93-55;
официальный сайт: www.minjust.ru;
адрес электронной почты: info@minjust.ru.

Для истребования документов с территории иностранных государств, не входящих в состав СНГ, заявителям необходимо письменно обращаться в отдел легализации и истребования документов Консульского департамента Министерства иностранных дел Российской Федерации:

адрес: 119200, г. Москва, 1-ый Неопалимовский пер., дом 12;
справочный телефон: 8(499) 244-45-81;
официальный сайт: www.kdmid.ru;
адрес электронной почты: text@dks.ru.

В приеме заявлений об истребовании личных документов из Российской Федерации и с территории иностранного государства отказывается, если:

заявление не соответствует требованиям по заполнению;
заявление или отдельные его слова не поддаются прочтению;
заявление заполнено не полностью (не заполнены графы заявления, обязательные к заполнению);
не представлены необходимые документы (установленный порядок оформления и выдачи истребуемого личного документа предусматривает личное обращение заявителя в орган, оформляющий и выдающий такой документ);
заявителем не уплачены консульские сборы и сборы в счет возмещения фактических расходов.